待辦事項管理

上一次的『靈感流的顯化』，說到我用ifttt的do note功能來串連evernote，當作自己靈感紀錄的方式。之後有朋友問到自己在工作上，也是如此嗎？

每種行業、每個職位都有其獨特的需要，其實，沒有一種工具真的可以符合所有人的所有需求，所以，大家應該先衡量自己工作上的狀況，再來決定工具。

• 待辦清單

大部分情況下，我自己的工作都是偏瑣碎的雜事，專案型的工作比較少，因此，我會用待辦清單的方式，來管理自己工作上的進度。當然，私人的事情也會以待辦清單的方式來管控，不過，我傾向將公私事分開。

• 非一次性或具有經驗價值

對於一些瑣事，如果它是具有日後參考價值，可以增加自己經驗值的部份，我會一邊進行工作，一邊以Evernote來紀錄。對我來說，這樣的事項就不會只是待辦事項，而是專業知識的累積，因此，Evernote就非常適合這樣的同途，不過這一篇主要在待辦事項上，而自己的待辦事項大部份都是瑣碎的，因此，用Evernote來當作待辦事項管理工具的比率偏低，就不在此處特別說明。

• 最終目標是「執行」而非規劃

待辦事項的管理工具，可以說是非常多，而且現在的app幾乎都是做到跨平台、跨裝置，因此你可以有很多的選擇。但，不論是哪一種，真正重要的，都是在「完成」事情。

我自己喜歡用最間單的方式來做這種事情。在雜事上過度的規劃、分類，對我來說，只是在浪費時間並且自欺欺人，因為，再多的規劃或分類，如果不去做，那只是自己看爽的而已，因此，重點是執行而非「過度」分類。

• Trello的看板式管理

我自己是用Trello來進行工作上瑣事的管理。我自己覺得我需要的功能很簡單，就是一目了然，簡單的分類，剩下的，就是一項一項去完成它。

我自己不需要一大堆標籤功能、團隊合作、協同合作等，我讓自己聚焦在「哪些還沒做」、「今天要做什麼」的清單上。我自己管理待辦事項的方式是這麼的簡單、直覺，以至於我都不知道要分享什麼。我喜歡用簡單的方式做任何事，那些花俏的功能只會讓我分心跟浪費時間規劃，然後一樣都沒有完成。

Trello的使用方式我不在這邊花篇幅介紹，我認為現代人都應該要善用網路，這種軟體操作的方式，隨便google就一大堆人介紹與教學，再說不會實在說不過去。

• Google inbox的提醒功能

我自己的私人事項則是交給google inbox的「提醒」功能。這個「提醒」不但可以出現在inbox信箱，還會同步出現在google日曆，而你沒有完成的提醒事項，系統會自動幫你順延到隔一天。相關介紹可以參考異塵行者的這一篇：『google日曆網頁版正式支援郵件、筆記、與任務提醒』。

• 做就是了

工具是死的，要滿足你各階段的各種需求，可能會是強人所難。只是，「 想要」 跟「 需要」 之間，我們經常分不清楚。更多時候，我們總以為我們真的需要各種功能，但其實在大多數的時候，那些「 需要」，並不常發生，而且對於「完成」事情也沒有太多效用。

目標是「完成」事情，但很多時候，我們在雜事上做的許多管理、排程、分類、標籤、管控，都只是在延遲「執行」的時間。執行最需要的不是這些花俏的功能，而是「去做就是了」。當然，複雜的專案須要一些管理、排程等，但大多數的上班族，雜事應該居多，至少我自己是這樣的情況。

• 結語

各種工作管理、時間管理的文章，琳瑯滿目，在你看了這麼多之後，你認為對自己完成事情的幫助有多大？你已經花這麼多時間在研讀時間管理、工作管理的文章及書本，這些時間跟你在執行工作上節省的時間相比，是否有成正比？還是，你花一大堆時間看這些文章，然後真的設定一大堆標籤、一大堆工作流程、一大堆情境，最後，並沒有讓你完成更多事情？我想，這是需要誠實去檢視的。

「惰性」的影響力備多數人低估，從自己的經驗中，多數的事前規畫，經常都被自己的惰性打敗，而這種惰性，最終會成為自己行動力的制約因素。也就是我們的行動力能發揮多少，惰性成了很重要的因素。而這種惰性，卻不是任何工具可以規畫的。

同系列文章：

• 靈感流的顯化
• 待辦事項管理

靈感流的顯化

最近看到異塵行者寫了一篇「先寫再想，激發靈感潛能的心流筆記法」的文章，對於自身一閃而逝的靈感抓取，有很好的分享。

自身對3C或工作效率部分比較沒有著墨，更多時候，我都是用來記錄自己對身心靈上的靈感。因此在保留靈感部分，與行者有一些不同的作法，今天，讓我來聊聊這個。

• 頭腦不適合複雜的思考

也許大部份的人都認為頭腦是非常適合複雜思考的，但以我自己的發現是，更多時候，頭腦很會胡思亂想，甚至於鑽牛角尖。越是複雜的議題，越不適合在「頭腦裡面」思考。

• 製造與思維的距離，可以看的更清楚、更廣

將所要思考的議題移出頭腦之外，讓自己與問題之間保持一個距離，這會讓你思緒更清晰、可以看得更清楚。有人說當局者迷、旁觀者清，應該很適合這樣的解讀。

事實上，經常百思不得其解的問題，在困擾你頭腦多時候，當你拉開你與問題的距離，經常會有意想不到的想法出現。不論你是寫下來、錄音錄下來、畫圖畫下來等方法，將問題移出頭腦，都會有這樣的效果。

• 隨時記錄、隨意記錄、隨手記錄

頭腦的主要功用就是「不停的思考」，有時候，這種功能真的會讓你想要發瘋。透過紀錄，你可以將頭腦思緒運轉的速度放慢。透過紀錄，你可以知道在你頭腦內的，究竟都是些甚麼玩意兒。

• 注意脈絡，跟隨它、深入它

當你隨時將自己的想法紀錄一陣子之後，若你願意花時間去回顧自己所寫下來的，你經常會發現，這裡頭會有一些相類似的脈絡，不停的在重複播放。我自己認為，這些脈絡經常會跟你現在或不久的將來，所發生或將要面對的有關聯。

若你又願意順著這股脈絡去靜下心來思考，它總會帶你你依些洞見、一些可以幫你突破心境的領悟。我自己稱它為生命導師，它總會以不打擾你的方式，溫柔的教導你，當然，若你視而不見、聽而不聞，那麼，你經常會在接下來的日子，接受到更強烈的事情打擊。你說這是迷信嗎？也許吧，但在自己的經驗中，這種情形卻是經常出現。

• ifttt的Do Note串聯

我自己紀錄靈感的工具是Evernote，而我隨時紀錄的方式，則是再透過ifttt所出的Do Note，詳細介紹可以參考電腦玩物著這一篇：「行動日記極簡攻略：用Do Note同步Evernote與日曆」。

為什麼不直接打在Evernote？因為透過手機板的ifttt的Do Note，它會將所有資訊通通匯整在一篇筆記內。而我隔月會將這一篇彙整的內容，再copy到一篇新的筆記中，並命名為「201603滴滴咕咕」。

此外，我會經常到這一篇彙總筆記看看這月有甚麼靈感是具有相同脈絡的，我會將之寫成一篇一篇的文章。我經常很多領悟都是這樣來的，透過觀察這些脈絡，然後跟隨這些靈感脈絡去強化它。

• Evernote自動目錄的運用

我自己會透過Evernote的自動目錄功能(將當月筆記選取，選建立總目錄日記)，形成上月的一篇201603日記目錄，然後年度終了，再將各月的日記目錄匯總成ㄧ篇2016年日記目錄，只需要透過簡單的動作，就可以完成像一本書一樣的目錄形式。

• 架構專屬自身的經驗庫與知識庫

透過上述的方法，再加上在書寫每一篇靈感筆記的同時，若發現某些之前的筆記是有相類似的主題探討，那麼，我會利用「複製記事連結」的方式來串連這些心得，這些相互串連的筆記，久而久之，就會變成一個龐大的專屬自身經驗的知識庫。

• 小結

這是資訊爆炸而不虞匱乏的年代，因此，重點不再是資訊取得本身，而是如何內化這些資訊，讓我們在日常生活中，可以實際運用。否則，資訊只是一堆文字的堆疊，收集再多，依然只是一堆垃圾。

反思自身的靈感與閱讀資訊之間，應該是相輔相成。只是，大多束人都只願意花時間閱讀資訊、收集資訊，卻不願意再多走一步，將這些資訊內化、反思，再以自己的文字寫出來，實在可惜。

3C工具何其多，但我們的需要真有那麼多？我們花在收集資訊的時間，遠遠超過我們內化並運用它的時間，這樣的習慣，讓我們對資訊上了癮，淪為資訊、手機的附屬品。獨立思考很少發生在資訊瀏覽間，經常需要向內探詢才有機會發生。書寫，就是一個自我對話的神聖習慣養成。


同系列文章：

• 靈感流的顯化
• 待辦事項管理