待辦事項管理

上一次的『靈感流的顯化』，說到我用ifttt的do note功能來串連evernote，當作自己靈感紀錄的方式。之後有朋友問到自己在工作上，也是如此嗎？

每種行業、每個職位都有其獨特的需要，其實，沒有一種工具真的可以符合所有人的所有需求，所以，大家應該先衡量自己工作上的狀況，再來決定工具。

• 待辦清單

大部分情況下，我自己的工作都是偏瑣碎的雜事，專案型的工作比較少，因此，我會用待辦清單的方式，來管理自己工作上的進度。當然，私人的事情也會以待辦清單的方式來管控，不過，我傾向將公私事分開。

• 非一次性或具有經驗價值

對於一些瑣事，如果它是具有日後參考價值，可以增加自己經驗值的部份，我會一邊進行工作，一邊以Evernote來紀錄。對我來說，這樣的事項就不會只是待辦事項，而是專業知識的累積，因此，Evernote就非常適合這樣的同途，不過這一篇主要在待辦事項上，而自己的待辦事項大部份都是瑣碎的，因此，用Evernote來當作待辦事項管理工具的比率偏低，就不在此處特別說明。

• 最終目標是「執行」而非規劃

待辦事項的管理工具，可以說是非常多，而且現在的app幾乎都是做到跨平台、跨裝置，因此你可以有很多的選擇。但，不論是哪一種，真正重要的，都是在「完成」事情。

我自己喜歡用最間單的方式來做這種事情。在雜事上過度的規劃、分類，對我來說，只是在浪費時間並且自欺欺人，因為，再多的規劃或分類，如果不去做，那只是自己看爽的而已，因此，重點是執行而非「過度」分類。

• Trello的看板式管理

我自己是用Trello來進行工作上瑣事的管理。我自己覺得我需要的功能很簡單，就是一目了然，簡單的分類，剩下的，就是一項一項去完成它。

我自己不需要一大堆標籤功能、團隊合作、協同合作等，我讓自己聚焦在「哪些還沒做」、「今天要做什麼」的清單上。我自己管理待辦事項的方式是這麼的簡單、直覺，以至於我都不知道要分享什麼。我喜歡用簡單的方式做任何事，那些花俏的功能只會讓我分心跟浪費時間規劃，然後一樣都沒有完成。

Trello的使用方式我不在這邊花篇幅介紹，我認為現代人都應該要善用網路，這種軟體操作的方式，隨便google就一大堆人介紹與教學，再說不會實在說不過去。

• Google inbox的提醒功能

我自己的私人事項則是交給google inbox的「提醒」功能。這個「提醒」不但可以出現在inbox信箱，還會同步出現在google日曆，而你沒有完成的提醒事項，系統會自動幫你順延到隔一天。相關介紹可以參考異塵行者的這一篇：『google日曆網頁版正式支援郵件、筆記、與任務提醒』。

• 做就是了

工具是死的，要滿足你各階段的各種需求，可能會是強人所難。只是，「 想要」 跟「 需要」 之間，我們經常分不清楚。更多時候，我們總以為我們真的需要各種功能，但其實在大多數的時候，那些「 需要」，並不常發生，而且對於「完成」事情也沒有太多效用。

目標是「完成」事情，但很多時候，我們在雜事上做的許多管理、排程、分類、標籤、管控，都只是在延遲「執行」的時間。執行最需要的不是這些花俏的功能，而是「去做就是了」。當然，複雜的專案須要一些管理、排程等，但大多數的上班族，雜事應該居多，至少我自己是這樣的情況。

• 結語

各種工作管理、時間管理的文章，琳瑯滿目，在你看了這麼多之後，你認為對自己完成事情的幫助有多大？你已經花這麼多時間在研讀時間管理、工作管理的文章及書本，這些時間跟你在執行工作上節省的時間相比，是否有成正比？還是，你花一大堆時間看這些文章，然後真的設定一大堆標籤、一大堆工作流程、一大堆情境，最後，並沒有讓你完成更多事情？我想，這是需要誠實去檢視的。

「惰性」的影響力備多數人低估，從自己的經驗中，多數的事前規畫，經常都被自己的惰性打敗，而這種惰性，最終會成為自己行動力的制約因素。也就是我們的行動力能發揮多少，惰性成了很重要的因素。而這種惰性，卻不是任何工具可以規畫的。

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