2019年7月26日

從過去的工作,我學到了什麼?(四)一種關係



阿郎撰寫

職場上的人來來去去,有些人能力高人一等、有些毫無企圖心、有些圓融、有些難以溝通相處。你我都曾經離職、也曾經是某公司的「新人」、出生時是別人的兒女、之後是兒女的父母。不論你走在公司、走在家裡、走在百貨公司,我們都處在該地區的「流程」中。當我們進入該流程,我們便與該流程產生一種「關係」:聘僱關係、親子關係、老師學生關係、朋友關係、顧客關係。

  • 關係中的各「角色」
組織中的經理、品管、會計、稽核、生產、幕僚、顧問。家庭中的父親、母親、兒女。教育體系中的老師、主任、守衛、同學。所有這些關係中,存在各式各樣的「角色」,它們各自負責某些「功能」、它們被期待某種「樣貌」、被期待有某些「表現」。被希望恰如其分的融入關係中,來為這份關係、為這個組織,帶來加分、帶來和諧快樂、帶來安定。

我們一天之中需要經歷多少中角色?我們能認出這些角色的樣貌嗎?我們能恰如其分的演出該角色嗎?




  • 各角色中的「關係」
你的一天會經歷多種角色,但反過來,多個角色組成一個組織。組織中有眾多流程、流程中有眾多角色,各角色中的「關係」交錯複雜。上下關係、前後手關係、資深資淺關係、合作或敵對關係。這些關係同時拉扯各種流程的運行。

如何扮演這個角色,決定了這個「關係」的樣貌

  • 角色有主配角、綠葉及路人之分
有位朋友向我抱怨他老闆不尊重他、不重視他、不重視他的工作。我曾經問過他一個問題:

「如果老闆不需要你的表演,他為什麼要給你舞台」?你渴望表演你會的,但觀眾不愛看你表演的,究竟是觀眾該檢討,還是你該檢討?你是你生命中的唯一主角,但不代表也是所有場合中的主角。

一份關係中,有些人的戲份比較重、有些則無足輕重。你在這很重要,不代表你在那也應該要重要。當你從「角色」看整體,你會容易過份放大自己、強調自己工作的重要性。但當你從整體看角色,你會有一種了然於胸的透徹。你會知道當收則收、該是小角色就會是小角色、該退場就退場。


而當你離開這一間公司,這裡的一切,就跟你沒有關係了,你的座位,幾天之內就會有人補上,公司內的群組,隔天就會有人加入。這就是職場、這就是生活,誰都不是無可取代,誰也沒那樣重要。事實上,這種輕重之分是必須存在的,沒有這種差別的存在,就不足以保障整體運作的順暢。如果公司每個人的權力都跟老闆一樣大,這組織如何運作?但這種差別是為了保障整體運作而存在的,它是為了這個前提才需要存在的。



  • 拉高視野,看出自己的定位
處在角色中,你不會知道自己演的怎麼樣、或該怎麼演。但當你綜覽整個流程,你會看到這個角色的相對「位置」,同時也可以看到這個角色的「重要性」。

比如出貨這個流程中,會計應該扮演怎樣的角色?如果你只是以「會計」這個角色來分析,他需要符合會計原則、他要求內控表單、他要成本分析、他要異常說明等等等。當你將這角色的重要性拉的過高,你或許成全了會計的地位,但會降低整個出貨流程的流暢性。出貨流程的目的是什麼?當你以整個流程的角度來看會計,你會知道,你不該在這個流程中,過度的發揮會計的功能。會計不該是「主角」,也不該要求其他單位都要配合會計。這樣的概念適合各種角色,如父母親的角色。強勢的父母親是怎樣的情境?或許大家一想都會懂得。

在一個流程之中,任何一個構成要素,都有它特定的地位、作用和價值。這特定的地位、作用和價值,必須被約束在某特定的範圍之內的,不應該突破。過度強調局部效益,只會對整體造成反作用。

  • 適度的相互配合
角色由「人」扮演,每一個人都是帶著他自身的過往經歷來扮演這個角色。當人過度執著過往經歷時,他的脾氣、他的做事風格、他的價值觀等,會滲透到他所扮演的角色中,這增添了彼此相處的困難度。當一個純粹的母親角色,夾雜著個人的過往經歷時,就會出現權威式母親、受害心理的母親、依賴式母親、要你報答的母親等等眾多行為。因此,雖然「流程」的設計完美,也會因為不同人來扮演,會產生不同的結果。最終,我們所面對的,依然是 - 人阿。

  • 小結
這就是在我們的職場、我們的家庭、我們的社會、我們的生活中,真實上演的真實樣貌,只是,在你整天扮演各種「角色」回家後,你能做回你自己嗎?當老師的回到家後,能不要那樣愛糾正人嗎?當主管的回家後,能不要那麼愛指揮人嗎?你是否意識到自己在生活中,依然擺脫不了工作上的「角色」呢?我們經常帶著上一個角色,進入下一個角色之中,這給眼前的關係,增添了許多複雜度。


2019年7月18日

從過去的工作,我學到了什麼?(三)滿足的過程

阿郎撰寫

前一篇提到:只是改變做事情的方法,並不會有太大的效果,你還需要改變思考的方式,也就是看待事情方式。


當我們看待事情的方式,越來越廣,思考事情的方式越來越深入,漸漸的你會發現,當你與公司同事或家人在討論事情時,你們看待事情的方式,有著越來越大的不同。如果你有著較深的自我覺知能力,你也會發現,自己對於問題的反應與情緒,漸漸的也與過去有著許多的不同。


  • 流程是帶有「目的性」的
流程是一種「因果輪迴」的結果,那同時也代表流程是具有「目的性」的。也就是說,主管要求你做的事情,其實是有其目的的

這是廢話對嗎?但依據我的觀察,很多人卻完全忘記這一件事。他們只看到眼前發生的事,並對它起反應,可能是憤怒、可能是抱怨、可能覺得不公平。

  • 舉一個例子:
過去某位老闆曾對我下一個命令,要求品管單位的作息時間應該拆成兩班,其中一班的時間是早上11點到晚上8點。目的是為了延長品管可以檢驗的時間,讓檢驗數字可以更快速的提供給生產單位。

品管一接到這命令的反應可想而知,激烈的反彈。我則被夾在中間,進退兩難。但當我利用時間好好思考這一問題時,我開始看出真正的問題。

這命令的目的:「檢驗數字更快速的提供給生產單位」。看起來很合理,但當我詢問「現況」時,我發現,縱使晚一天提供數據,生產主管看到檢驗報告不合格時,除了簽名之外,並沒有「立即」做任何參數修改。也就是,現場主管只是把報告當成「僅供參考」,而不會做任何後續動作。而目的:「更快速提供數據」是失焦了,應該改成「做出符合品質要求的產品」。


為了達到這目的,「品管應盡快提供數字」只是其中一項條件,且還不是最核心的條件。所以你看,當搞錯目的時,你所採取的改善行動,並不會有太大的效果。


  • 小流程是身在一個更大的流程中
許多流程都是跨單位的,但對於單一部門,如採購單位來說,他們關注的焦點,只會是這一整個採購流程的一小部分,因為那跟他們的部門目標有最大的相關性。漸漸的,以達成各自單位目標的做法,就成為公司普遍性的做法。這個流程漸漸失去「整體性」,員工也漸漸看不見「整體性」,漸漸失去以整體性來看待事情的視角。本位主義、自私、自我、只顧自己、專業偏見等用詞,其實都隱含著喪失整體性觀點的情形。

我們認為一切事物都可以被拆解並個別分析,然而,我們所面對的問題,通常不是彼此獨立,而是相互影響的。

  • 流程本身就是一種「結構」
不論流程內容是什麽,它會因所處環境不同,而填上不同的內容,但是在每個流程中運作的結構,都是一樣的。換句話說,流程的差異只是在表象,深究之下都是一樣的。就好像有人說,不論你換到哪間公司,都會遇到與目前這間公司相類似的問題。你在這間公司受不了,你換到別間公司一樣會受不了。其實,這種觀念是因為公司的「結構」幾乎都是一樣的。流程是公司看不見的「內在」。

也許你認為當我說「流程」、「結構」時,都是指公司,那就是誤解了。當你罵我,而我在當下會對此作出「相對應」的回應,比如回罵回去。在這短短的一瞬間,有某些流程已經在我的腦海中跑完。這些流程只要你放慢動作,一一去解析它,你就會發現自己的確是在跑「流程」。我們常說「慣性反應」、「制約反應」,其實就是我們依循某一種固定回應的方式,而這種固定的方式,便是隱藏在我們內在的「結構」,常見的形容詞就是信念、慣性、習慣、傳統、xx主義、風格等。

  • 小結:
老闆、父母親的「要求」,其實是基於某種「需求」,只是由這些人口中說出來,就會變成「命令」。而一旦變成命令,就會變成「非做不可」,不管你爽不爽。但真的是這樣嗎?

我們看世界的方式,影響我們在世界中的體驗。當我們看世界的方式改變,就能改變自己在世界中的角色,並且得到迥然不同的結果。


老闆、父母親的看法就一定是對的嗎?他們就一定知道自己要什麼嗎?看文章的你,如果也是父母親或主管,你認為你說的都對嗎?這種想法本身,就是種「信念」,也是一種「思考架構」。而「人」的本身就是由各種理念架構所集成,那也是為何要了解一個人,是那樣的困難。

2019年7月11日

從過去的工作,我學到了什麼?(二)因果流程

阿郎撰寫

朋友,最近好嗎?我們的生活,每一天都會發生很多事,我們經常受到這些事情的拉扯,影響了我們的心情。我們很想從這些鳥事當中掙脫,因為它讓我們很不快樂。

我們一生花最多時間的地方,叫做「公司」,但最讓人痛苦的地方,也叫做公司。為什麼?這是一個大哉問。我想,如果要能看清這個問題,我必須具有俯瞰全局的能力。因此,為了繼續回答自己的問題,我想要繼續釐清在我眼中 - 「流程」的樣貌。

宗教喜歡「因果輪迴」的概念,許多擁有信徒的大師,也喜歡說輪迴。為此,我也寫了一篇自己的觀點:「輪迴?什麼在輪迴?」,那是偏重身心靈的論辯,我想,看了會想睡覺吧!


上一次談到「流程無處不在」,我們幾乎都是活在各式各樣的流程之中。如果我們繼續沿著這種思維脈絡,再去檢視流程,我們還可以發現,流程還存在一種「因果關係」。





  • 流程本身就是一種因果
上一篇提到,流程是一種流動的概念,既然是一種流動的概念,用水庫來比喻的話,有水流進來、有水流出去、也有水會待在水庫中「緩衝」過多就會變成是「阻塞」。於是存在「存量」、「流入量」、「流出量」、「流動方向」等現象。因此,怎麼流動、在這停留多久、這邊做了什麼、怎麼流出去、又做了什麼,就變成一個「因」與「果」的流動概念。

  • 你的行為是有原因的
一個員工會去做某些事情,一定是某種原因,如主管叫我做的。那就會變成「主管命令」 -> 我行動 -> 你看到我在做什麼。所以當你站在旁邊看著我在做事時,你是看著一個「結果」、一個「現象」,你不會看到背後的驅動力 :主管命令。而其實主管命令的背後又是某種「需求」在驅動,因此應該是:

需求 -> 下命令 -> 行動 -> 被我看見「行為」


我們眼中所見的各種行為、表單、規範、制度,底層是由我們看不到的「原力」在驅動,如慾望。因此,我們的一生就是一次又一次的「因果輪迴」下的結果。在宗教領域中,「因果輪迴」被形塑包裝成一種神秘的玄學,但其實,它是活生生的與我們在一起,且,我們一直活在其中。如同魚活在水中卻不知「水」是什麼。

















  • 流程正是一種「關係」
「關係」是由兩個以上的角色所組成,如母女關係。而同樣的母女關係,有些是上下威權模式,有些是朋友扶持模式。不同的模式,決定了各自扮演角色的思考與對待彼此的方式。而這一代相處模式,又是上一代大環境、上一代經歷過程,所形塑而成。當在評估我們現在與父母的相處模式時,不能只著眼於比較別的父母親與自己父母親,各自對待子女的模式,然後要求自己父母,「應該」學學別人的父母親。事實上,現在是由眾多過去所形塑。

  • 小結


只是改變做事情的方法,並不會有太大的效果,你還需要改變思考的方式,也就是看待事情方式。

因此當你學的許多列待辦清單的方法、九宮格法、筆記術,卻發現效果並不顯著時,那是因為我們只是在改變做事情的方法。這種「強迫自己」改變的方式,有效卻有限,因為,做事情的方法是你的「果」,你怎看事情、怎麼想事情,才是你的「因」。


2019年7月5日

從過去的工作,我學到了什麼?(一)流程

阿郎撰寫

坐在自己的座墊上,點上薰香一捲,輕柔的鋼琴聲,將人帶入一種放鬆出神的狀態。腦海中是一幅參觀工廠的景象,從大門進入,經過原物料倉、生產區、包裝區等,最後離開大門回家去。

什麼鬼?就這樣?腦袋浮出「走動式管理」的字樣。嗯,我的確是在走動,就像很多主管一樣,每天上班就是到現場走一走。咦?除了看到廠房、機器、原物料、員工這些顯而易見的之外,繞這一圈能「看到」什麼?

  • 一個「流動」的脈絡

在這些物件活動的背景之中,似乎有某股力量,讓它們在其中依循著。他們看似獨立、不相干的各種作業,其實是在依循某個「脈絡」。這些機器、員工、原物料、文件,並非是表面上看起來的「固體」,它們其實是在「流動」,依循某種軌道在流動。





  • 存量、流量與流向
如果仔細觀察這些物件的作業,不論是員工的工作、機器的生產、部門的待辦事項,它們都具有三個基本要素:存量、流出(入)量、流向。也可以說是工作量(製令單)、投入與產出量、下個製程或單位。

這重要嗎?是阿當然,而且我發現,以我曾經所待過的公司,他們最重視「產出量」。這有問題嗎?當然有問題,你的產出量,是下單位的投入量。當你的產出量大於我能消化的量,我的待辦事項就會越積越多,試想一下,當你的工作量大到你無法負荷時,你會怎樣?

再舉一個例子。如果水流入水庫的速度大於他能洩洪的速度,你認為會怎樣?或如果水長時間停在水庫,沒有流出,你認為水庫又會怎樣?會淤積對吧。如果你的庫存淤積,就表示你的週轉率低,對吧!

我們看事情的慣性,只會看自己的單位,對於我們與別單位的互動模式,並沒有太過留意。因此,當我們想要改變自己看待世界的方式,你或許需要先知道,有哪些方式可以讓你選。

  • 「瓶頸」的形成
當存在多個水庫,而水庫之間是相互流通的,那就會存在有些水庫存量大、有些小,這就表示「瓶頸」會在其中出現。瓶頸的現象在我們的生活中經常出現。記得在「魚菜共生之管理歪論」中,曾有論述過。


小結
事實上,以上所說的,如果用兩個字來總結,會是「流程」。是的,我們總是存在某個流程之中,但我們的注意力是放在裡頭人事物的是非對錯。連學校也是一年級、二年級的方式,將學生加工,然後出口給社會這個製程。

這將會是好幾篇的系列文,起因於自己最近問自己一個問題:「我工作了這麼多年,我到底知道了些什麼」?而為了回答自己這個問題,這系列文章便被整理出來。