接軌職場

 米香進入新公司，面對新的工作環境。雖然離開職場一段時間了，但有一種熟悉卻又陌生的感覺。經過幾天的適應，米香有很大的挫敗感。新的環境、陌生的工作領域，更重要的是面對陌生的操作系統：SAP，極複雜又不容易學習的資訊系統。

幾天的系統學習讓她整天頭昏腦脹，回家後又疲累不堪。「怎麼辦？我根本搞不懂這一套系統，難道，我又要再次放棄這一個工作嗎？沒有收入怎麼辦？」米香坐在電腦桌前，決意咬牙撐一陣子。

• 為自己量身打造SOP

我現在的學習能力已經無法跟上年輕人，但我有經驗。我能怎樣運用這些經驗呢？我不能讓別人的交接方式來主導，我必須用我自己的方式才行。

在筆記上書寫一些想法後，米香有了一些可行方法：「現有雖有前手建立的一些SOP，但我決意花更多時間，用自己的邏輯模式去建立一份又一份的SOP。它是用我自己的語言、自己的思維模式去建構的操作手冊，可以說，是為自己量身訂做的。」米香採取的第一步是：先讓自己穩下來。

• 為自己建立工作大綱

從我第一天上班，我便開始簡略的紀錄當日的工作日誌。在紀錄一個月之後，我對於這份新工作的工作內容與時間序列，已經有了初步的概觀。當然，這不會是靜態的一份清單，它需要隨時去維護，讓它更貼近真實的情況。配合每一份作業，我也都用自己的語言，留下一份SOP，這樣當我日後需要獨自一人處理時，我就有了基本的憑藉。

這一份工作大綱是很明確的行動清單，不是喊口號似的紀錄一個專案名稱，而是拆解成我可以執行的行動清單。目的是完成工作，而我的所有行為都必須導向這個目標，因此，拆解成可以執行的清單，才能讓我一看到清單，就知道要做什麼，要夠簡單、夠明確。也能夠在完成待辦清單的同時，也朝著目標前進，而不至於走偏。於是，米香採取的第二步是：建立工作大綱，並讓工作大綱連結到SOP。

• 為自己建構工作系統

一個月的初步適應，米香發現這個職位也是多工的職位，基本上需要承接多樣性的工作內容。在新人初期，不會知道它們的優先順序、不會知道它們的重要性、複雜性，或者在整個流程中，彼此的關聯性。

「那麼顯然，我需要為自己建立一個清楚容易的工作系統：它必須能讓我知道我此刻應該做什麼、應該怎麼做、用什麼工具或程式來做。」米香回想以往的工作經驗後，漸漸地釐清了一些重點：「這一次，我不想從一開始就花時間空想，然後做出美麗又複雜的系統。我決定一邊執行、一邊修正，以高頻率的修正，來貼近實際狀況。」

有了進行的方向後，我該選哪一個工具呢？Asana、Trello、Notion、Evernote，還是...

「這些工具當然好，但我真的需要這些功能嗎？不，我當下需要簡單的工具與方法，來讓我快速的在新工作中上手。我想，最簡單又容易操作的，應該就是Excel。」

於是一段時間的嘗試，以月為單位，由上到下以發生時間來排序工作事項，再將每一個工作事項以「超連結」的功能串連到SOP。如此一來，SOP、工作事項、工作時間、工作順序、工作一覽表，由下到上、由小到大、由點到面的簡易工作系統就完成了。更重要的是，它很容易編排、移動裡面的工作事項。

• 持續修正

米香開始依循這樣的工作系統進行工作。但在執行過程中，總會再發生一些問題、一些之前沒發生的異常或者需要更詳細的操作說明等。「在執行過程中就進行覆盤，把覆盤的結果再維護到SOP中，不需要將覆盤及SOP拆成兩個動作，而是將它們融合成一體」。米香胸有成竹地進行這個過程，這是多年的主管經驗所累積的工作心法，想不到又回到基層工作時，還是可以發揮它的效用。

時間慢慢經過，米香在不熟悉的領域上，漸漸的憑藉著穩扎穩打的理性思考而步入正軌。但人生就是這樣，一波未平一波又起，對事物的不滿，又開始在他心中萌芽。

阿郎撰寫